Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

Оформляем документы по личному составу

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п. Какие реквизиты необходимы, а какие желательно внести в бланк приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие с Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.

Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующие реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационный номер.

Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту. Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении. Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию.

Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 х мм. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ.

Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия уволить, перевести , фамилии и инициалов работника имени и отчества полностью - при приеме на работу , должности и структурного подразделения если предприятие имеет структурные подразделения , даты вступления в силу данного пункта приказа если она не совпадает с датой регистрации приказа.

Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия. Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: 1 центрированным - начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов; 2 флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Различают простые индивидуальные и сложные сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.

При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий 3 года срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу сведения о работе и поощрениях , фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия. При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка и, при необходимости, условия приема: временно с При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода для временных переводов - с указанием продолжительности , причина перевода в полном соответствии с требованиями КЗоТ , изменение оплаты труда если оно возникает.

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ. При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания. При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу сведения о работе и поощрениях фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информационно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименования организаций субъектов Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках его располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

Сокращенное не приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации его в скобках помещают ниже полного или за ним. В данном случае - это приказ. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. В качестве регистрационной формы используют книгу журнал регистрации при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года или регистрационные карточки при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы.

С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности.

Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: N к - приказ о движении кадров прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации , N км - о командировании, N о - об отпуске, N п - о поощрении. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Точка в конце заголовка не ставится только если заголовок оканчивается инициалами работника. Как правило, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Она, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители, должностное лицо или структурное подразделение, и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Если приложений несколько, каждое из них нумеруется.

Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату.

В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника. В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности. Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляются прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и взысканий. Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций - приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения.

Приказы распоряжения по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно. Приказы могут составлять каждый раз индивидуально то есть для каждого работника, для каждого действия , по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам. Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных. Для чего нужна книга регистрации по личному составу Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно.

В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании , а все страницы строго нумеруются. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ - 1,25 см.

Должно быть указано:.

Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают бланки приказов, в которых наряду с перечисленными в п.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Визировать его может юрист, начальник того подразделения, сотрудника которого данный акт касается, сотрудник внутреннего контроля на ряде предприятий. После его подписания руководителем, он подлежит регистрации. Как производится регистрация — юридическое лицо определяет самостоятельно — будет ли это журнал регистрации в бумажном варианте или электронном. В тексте распорядительного акта может быть информация, на какого сотрудника возлагается обязанность обеспечить ознакомление с ним заинтересованных лиц.

Оформление документов по личному составу

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, характеристики и т. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них. Заявления Прежде всего остановимся на определении. Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или преимущественно письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав. Заявления составляют в произвольной форме. Вместе с тем существует определенные правила, выработанные многолетней практикой. Рассмотрим их. Вверху заявления справа указывают адресата — должность, фамилию и инициалы лица, на чье имя подается заявление. Например: — сокращенные формы обращения г-н, гр.

Приказ по личному составу

Унифицированная форма Т Приказ распоряжение о поощрении работника Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором трудится работник. Визу проставляют в нижней части оборотной стороны на последнем листе.

Документы по личному составу

Скачать таблицу полностью Структура приказа Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции: Констатирующая Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные в акте. Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления совета директоров , нормативные акты государственного или муниципального уровня.

Приказы по личному составу: оформление, хранение

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Требования к оформлению документов», где представлены правила . Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие.

Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может. Например, работник написал заявление Правила регистрации приказов Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов.

Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Приказы по личному составу Приказ по личному составу — документ, отражающий распорядительные действия в отношении трудовой деятельности работников предприятия, учреждения, организации. Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование и т. Приказы по личному составу регистрируются и их учет ведется отдельно от приказов по основной деятельности. Отдельно из группы приказов по личному составу выделяются и регистрируются приказы о командировании работников предприятия. Для регистрации приказов используют журнал регистрации или регистрационные карточки. Приказы по личному составу, как правило, оформляют на специальных бланках для приказов. Эти глаголы печатают прописными буквами от левого поля без отступа. Текст распорядительной части начинают печатать с новой строки с абзаца. В приказах о назначении на должность указывают установленный размер заработной платы тарифная ставка, оклад, надбавка и при необходимости условия приема временно, с испытательным сроком и их продолжительность и т.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы Основой кадрового делопроизводства являются приказы распоряжения по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.